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今や電子メールは業務に欠かせないツールです。業務中にメールでたくさんの企業とやりとりしていく中で、誤ってメールを送信してしまった、なんてことありませんか？
メールの誤送信は「人為的に誤ってメールを送ってしまう、もしくは誤った内容のメールを送ってしまうこと」で、情報漏えいにより実際に被害が出て賠償問題に繋がってしまうような重大なミスと、認識不足や操作の間違いで起きてしまうマナー違反の2種類に分けられます。
今回はメールの誤送信対策についてご紹介させていただきます。

メールの誤送信が発生する原因

メールの誤送信を防ぐために「なぜ誤送信が起きてしまうのか」、メール誤送信の原因を知ることが大切です。

【メールの誤送信のよくある失敗（一例）】
・「Bcc」のつもりが「To」「Cc」で一斉配信
・宛先間違い
・添付ファイル間違い
・添付ファイル忘れ
・書きかけのメールを送信
・敬称の未入力
など
社員のPC操作能力や、インターネットリテラシーに関する知識が一律であるとは限りません。
導入しているメーラーの機能について詳しく知らずに、適当にメールを送ってしまうことでも誤送信は起こります。

また、送信前の確認作業が甘い社員もいます。メールのどこをチェックすればいいのか、全くわかっていないことがあるため、メールに関する社内ルール作りを行い、周知させることが大切です。

メールの誤送信を防ぐための対策方法

誤送信対策は、インターネット経由であらゆる情報がやりとりされる現代においては、もはやすべての企業が必ず取り組むべき課題であり、事業を営む上での当然の社会的責任の一種です。

誤操作や認識不足に起因する人的ミスにより発生する誤送信は「運用による対策」だけでは完全に防ぐことができず、ミスを未然に防ぐための「システムによる対策」もとる必要があります。
メールの誤送信を防ぐための3つの対策方法をご紹介します。

社内ルール作りと教育

誤送信を防ぐ対策として、企業の規模に関わらず、メールに関するルール作りを行うことをおすすめします。

【メールに関する社内ルールに含めたい内容】
・メールを送る手順
・メールの送信種別の設定（TOやCC、BCC）
・件名の命名ルール
・添付ファイルの送信方法
・メールを送る前に使用するチェックリスト
・誤送信をしてしまった場合の対応
など

業種や業務内容に合わせて、メールの社内ルールを作ることが大切です。作成したルールは社内の共有ファイルとして扱い、メールを扱う全社員が確認できるようにするとよいでしょう。

メーラーの設定を見直す

一般的に業務に使用されるメーラーには、特殊なツールを入れなくても誤送信を防ぐための何らかの設定項目があります。
送信保留機能や送信取り消し機能、宛先確認機能など、特別なツールを入れなくても、誤送信を防止できる機能が設定できるメーラーもありますので、一度使っているメーラーの設定を見直してみてはいかがでしょうか。

ツールを導入する

残念ながら、社内ルールを制定しても、メーラーの設定を見直しても、ヒューマンエラーがゼロになることはありません。
さらなる誤送信対策を行いたい場合は、有料のツールを導入するのもひとつの手です。

【メールの誤送信対策に使えるツールの機能（一例）】
・操作を間違えないためのシンプルなメール画面
・誤送信をしてしまった際にすぐに添付ファイルを削除する機能
・送信条件に合格しなかったメールの送信を止める機能
など

ツールを導入すれば費用がかかりますが、情報漏洩事故を起こしたときに想定される損害額と導入費用、月額費用を比較して検討してみてもいいかもしれません。

メールを誤送信してしまった場合の対処法

メールを誤送信してしまった場合は、直ちに対策を取ることが大切です。
対策の手順は社内ルールに従うのがベストですが、ルールがない場合は以下の内容を参考にしてみてください。

・送信先に電話連絡を入れる
・電話がつながらなかったらメールでお詫びする
・メールや添付ファイルを削除してもらうようにお願いする
・上長やチームに誤送信をしてしまったことを共有

またメールの誤送信に気づいた場合は、すぐに送信先に連絡を入れましょう。

まとめ

メールの誤送信を防ぐためには、社内ルールをきちんと作り、チェック体制の見直しをすることが大切です。
安全にメールを利用するために、誤送信だけではなく、添付ファイルの送り方や迷惑メールの見分け方などについても覚えておくとよいと思います。
もし誤送信対策のツールを導入したい、メールについてよくわからないことがある、などといったことがありましたら、お気軽にアイサポートまでご相談ください。