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職場やビジネスで使用している方が多いメールソフトの定番であるMicrosoft Outlook。
そんなOutlookが2024年末に新しいOutlookへ完全移行することはご存知でしょうか？
新しいOutlookは、Web版にUIが統一、機能も変更され、今まで使い慣れていた画面とは異なる部分もあるため、今まであった機能はどこ？と操作にお悩みになる方も増えてくると思います。
そこで今回は新しいOutlookの概要や機能、切り替え方法などについてご紹介させていただきます。

新しいOutlookとは？

新しいOutlookとは、その名の通りOutlookの新しいバージョンで、Windows標準アプリである「カレンダー」と「メール」を1つに統合したアプリです。
すでにMicrosoftは、現在の「カレンダー」と「メール」は2024年末をもってサポートを終了すると発表しているので、今後は標準メールアプリとして新しいOutlookを使用する必要があります。

新しいOutlookへの切り替え方法

新しいOutlookへ切り替える手順は以下のとおりです。
1．Outlook画面右上の「新しいOutlookを試す」のスライドをオンにする
2．新しいOutlookのプレビューバージョンのダウンロードが開始される
3．ダウンロード完了後「切り替える」をクリック
4．プライバシーについての記述を確認し「続行」をクリック
5．旧UIのOutlook設定を引き継ぐ場合は「インポートの設定」をクリック
6．引き継がずにデフォルト設定を利用する場合は「スキップ」をクリック
7．「Outlookを開く」をクリックすると新しいOutlookへ切り替わります

初めて新しいOutlookに切り替えるときは、ダウンロードが行われます。新しいOutlookに切り替わると、デザインと表示される機能が変更されます。
また、パソコンがwindows11の最新バージョンの場合、すでに新しいOutlookがインストールされています。

新しいOutlookのデザイン

新しいOutlookは、web版のOutlook on the webに統一され、デザインがシンプルになりました。
また、従来のOutlookにはメニューバーに「ファイル」タブがありましたが、新しいOutlookでは廃止されています。新しいOutlookでは「ホーム」「表示」「ヘルプ」と3つのタブのみが表示されていて、アカウントや署名の設定などは、右上の「設定」に統合されています。

新しいOutlookは、現在のカレンダーアプリと統合されるため、使用している場合は新しいOutlookの予定表へ入力済みの予定を移行できます。Windowsには標準アプリとしてメール、カレンダーがありますが、2024年末を目処に新しいOutlookに統合される予定です。

さらに、従来のOutlookにはやることリストとして「タスク」機能がありましたが、新しいOutlookでは「To Doタブ」に変更されました。

新しいOutlookの便利機能

スケジュール送信

送信ボタンの右側にある矢印をクリックすると、設定した日時に送信予約することができます。
例えば、取引先や顧客に契約書の提出やアンケート回収など、〆切期日のある依頼をする際、期日の数日前に送るリマインドメールや、顧客が商品購入や資料請求などの行動をとった日から数日後に送付するステップメールなど、決まった日にメールを送信したい時に適した機能です。

メールの再通知

一度受信したメールを、設定した日時に再度受信通知できる機能です。
例えば、「休日前に受け取ったメールを、休日明けに確実に確認したい」といった場合に、再度、受信通知をしてくれるので忘れずに確認できます。

ピン留め

重要なメールを常にフォルダの先頭に置くことができます。
メールは受信トレイに入った時点で処理しないと、どんどん溜まっていってしまいます。しかし、時間がないとそのままにしてしまい、期日が迫った大事なメールも埋もれてしまいます。そんな時、とりあえず大事なメールだけはピン留めしておくようにすれば、後で確認する時に探す手間が省け、確認漏れを防ぐことができます。

まとめ

新しいOutlookは、従来よりもシンプルなデザインとなり、操作性も微妙に異なります。また、現在は機能が少ないですが、今後、従来のOutlookの全ての機能が新しいOutlookに移行される予定です。
新しいOutlookに完全移行した際、毎日のメール対応が効率的に進められるように、今のうちから操作に慣れておくのがおすすめです。